Salarisadministrateur, veel meer dan loon alleen

Door: Sander Verbeke, docent Praktijkdiploma Loonadministratie en auteur studieboeken PDL

De salarisadministrateur zorgt ervoor dat werknemers de juiste bedragen aan loon krijgen uitbetaald. Anno 2016 reikt zijn invloed echter veel verder dan alleen de loonstrook.

Maandelijks doet de salarisadministrateur aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst. In die aangifte vermeldt hij de uitbetaalde loonbedragen en de daarop ingehouden loonheffingen. Maar daar blijft het niet bij! In de loonaangifte levert de salarisadministrateur per werknemer zo'n 110 gegevens aan de Belastingdienst. De meeste daarvan hebben niets met belastingheffing te maken.

De Belastingdienst stuurt de gegevens uit de loonaangifte door naar UWV. Die legt ze per werknemer vast in de polisadministratie, een database waarin alle inwoners van Nederland met looninkomsten zijn opgenomen. Diverse publieke en private organisaties gebruiken de polisadministratie bij de uitvoering van hun wettelijke taken. Denk daarbij aan:

• het invullen van de vooringevulde aangifte inkomstenbelasting en het toekennen van de juiste bedragen aan toeslagen door de Belastingdienst;
• het bepalen van de hoogte en de duur van uitkeringen door UWV;
• het berekenen van bijstandsuitkeringen en het kwijtschelden van gemeentelijke belastingen door gemeenten;
• het innen van vorderingen door gerechtsdeurwaarders;
• het berekenen van de eigen bijdrage in het kader van de Wlz door het CAK;
• het berekenen van het S&O-uurloon door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

Dit is slechts een greep uit de processen die afhankelijk zijn van de gegevens die de salarisadministrateur aanlevert. Een afhankelijkheid waarvan hij zich vaak niet bewust is. Zo zullen er maar weinig salarisadministrateurs zijn die zich realiseren dat het onjuist aanleveren van het aantal verloonde uren tot gevolg kan hebben dat 'zijn' werknemers een te lage uitkering krijgen of dat zijn werkgever een te lage afdrachtvermindering S&O krijgt. Een aspect waaraan ook de meeste praktijkopleidingen voorbijgaan.

Met het steeds belangrijker worden van de rol van de salarisadministrateur, is bij de Belastingdienst het besef gegroeid dat hij beter moet worden ondersteund. In dat kader heeft de Belastingdienst het Forum Salaris in het leven geroepen. Dit forum is een digitale ontmoetingsplaats, waar salarisadministrateurs vragen van elkaar kunnen beantwoorden onder het toeziend oog van de Belastingdienst. Dat toeziend oog zal ervoor zorgen dat onjuist beantwoorde vragen worden gecorrigeerd en dat vragen waar collega-salarisadministrateurs geen antwoord op geven toch worden beantwoord. Op dit moment wordt een proef gehouden met het forum. Vanaf eind 2016 zal het volledig 'de lucht in gaan'. Het forum is te vinden op https://fsa.pleio.nl.