Het belang van vastleggen en bewaken van afspraken tussen werkgever en werknemer

In deze column heb ik gekozen voor het weergeven van een situatie vanuit onze dagelijkse praktijk.

Binnen onze accountantsorganisatie hebben wij een bewuste keuze gemaakt om de salarisadministratie deel te laten uitmaken van de 'pijler' HRM. De diensten Salaris, HRM en Juridisch (ondernemers- en arbeidsrecht) zijn binnen onze afdeling onlosmakelijk met elkaar verbonden. Deze verbondenheid is nodig omdat het gewoonweg risicovol is om casussen vanuit slechts één vakgebied te benaderen.

Deze week kregen wij weer een vraag die goed is om te delen ter lering en vermaak. In deze kwestie gaat het om een werknemer waarbij de derde arbeidsovereenkomst binnen de wettelijke keten(1) van rechtswege afloopt en niet is verlengd.

Werkgever meent over alles goed nagedacht te hebben. Hij heeft een herinnering in zijn agenda gezet, zodat hij tijdig kan aanzeggen(2) en de eindafrekening alvast kan laten opstellen, inclusief de verrekening van de openstaande studieschuld.

De werkgever is van menig dat hij alles (financieel-)administratief goed heeft geregeld. Tot zijn verbazing volgt er een brief van de rechtsbijstandverlener van (ex-)werknemer. De (ex-)werknemer blijkt het niet eens te zijn met de verrekening van de openstaande studieschuld, die was aangegaan onder de eerste arbeidsovereenkomst in de keten. Immers, in de tweede en derde overeenkomst had deze werkgever een artikel opgenomen dat deze overeenkomst in de plaats treedt van alle mogelijke voorgaande overeenkomsten tussen werkgever en werknemer.

Deze werkgever reageert eerst zelf en zegt dat hij bij de eindafrekening niet gehouden is aan het betalen van minimaal het netto-equivalent van het wettelijk minimumloon. Hij denkt dat deze kwestie hiermee is opgelost en dat hij terecht ook de studieschuld in mindering heeft gebracht op de eindafrekening. Daarbij geeft hij ook aan dat in de basis verrekeningen tijdens het dienstverband beperkt zijn, maar dat die bij het einde van de dienstbetrekking ruimer(3) zijn.

U begrijpt natuurlijk dat de gemachtigde van de (ex-)werknemer het hier niet bij laat. Deze reageert terecht met de aanvullende vraag onder welke redenen de werkgever het bedrag aan studieschuld heeft verrekend met de eindafrekening. Anders gezegd: op welke gronden is de studieschuld cq vordering opeisbaar(4)?

U begrijpt dat het in deze casus voor de werkgever niet goed heeft uitgepakt, omdat er geen goede bewaking heeft plaatsgevonden op alle afspraken die tussen werkgever en werknemer bestonden.

Het is dus zaak dat er een goede bewaking plaatsvindt; in het vakgebied salarisadministratie gaat het namelijk niet alleen meer om de bruto/netto-berekening.

De vakgebieden kruipen steeds meer naar elkaar toe, mede ingegeven door de steeds verdergaande automatisering van het salarisproces. Nog even en de salarisapplicatie neemt dit werk over. De nabije toekomst is de bewaking van alle afspraken en de kennis over de juridisch- en sociaal-verzekeringstechnische gevolgen.

Door: Francois van Langevelde, Brouwers Accountants & Adviseurs

(1) artikel 7:668a BW

(2) artikel 7:668 BW

(3) artikel 6:135 sub a BW

(4) artikel 7:632 BW