Amiko staat dicht bij de klanten

Je hoeft niet over de fantasie van een sciencefictionschrijver te beschikken om een bedrijfsnaam als Amiko te associëren met het Mexicaanse amigo - vriend. De associatie komt vanzelf op, en gaat misschien ook wel gepaard met een warme glimlach. Het is een bewuste keuze van Rob Takken geweest om zijn Hilversumse bedrijf zo te noemen. Het is immers meer dan alleen een samentrekking van 'administratiekantoor'. Twee goede bekenden van hem zijn na een stage mede-eigenaar geworden, het kantoor heeft een laagdrempelige en sympathieke uitstraling en de vele trouwe klanten weten zich niet alleen verzekerd van vakmanschap, maar ook van een hecht contact.

Het pand waarin Amiko is gevestigd oogt veel meer als een woning waarin een groot gezin huist, dan als het administratiekantoor dat het in werkelijkheid is. Los van het feit dat eigenaar Rob Takken in twee minuten vanuit zijn eigen woning naar zijn kantoor wandelt, zou hij hoogstwaarschijnlijk sowieso niet met een grijs en grauw gebouw in een bedrijventerrein aan de rand van de stad willen zitten. Nee, de huidige locatie is symbolisch voor datgene waar Amiko voor staat: laagdrempelig, dicht bij de klanten. En die klanten komen uit verschillende vakgebieden. Amiko, thuis in administratie, payroll, rapportage en aangiften, bedient grote en kleine ondernemingen in een breed spectrum - van dakdekker tot fysiotherapeut, van restaurateur tot slijpschijfproducent en van bloemist tot kartonhandelaar. Ook doet Amiko de administratie voor de onlangs opgerichte SRFA, het nieuwe register voor fiscalisten.

Schoenendozen vol hermetisch gesloten enveloppen

Vanwege het laagdrempelige karakter wandelen MKB-ondernemers, die een groot gedeelte van zijn klantenbestand innemen, gemakkelijk het kantoor binnen. Soms zijn het ondernemers die graag ondernemen maar niet bepaald het talent hebben, en al helemaal niet de lust, om hun administratie op orde te houden. Daarvan getuigen dan schoenendozen vol met hermetisch gesloten enveloppen - vaak onheilspellend blauw - die ze als een stinkbom van zich afduwen en bij Amiko op tafel zetten. En waar veel collega-administratiekantoren dergelijke klanten direct de deur wijzen omdat ze te veel werk op zich af zien komen, daar zijn ze bij Amiko welkom.

'We zijn heel servicegericht'

"Laatst kwam hier een artiest op bezoek", vertelt Rob Takken. "Hij was bij twee administratiekantoren geweest die hem niet wilden helpen omdat hij zijn administratie niet bijhield. Wij wilden hem wel helpen. Wij zijn namelijk heel servicegericht. Dat betekent soms wel dat we eerst een hoop puin moeten ruimen. Maar daar zit juist een uitdaging in. We pluizen alles uit, praten met de Belastingdienst, want daar heeft de klant natuurlijk vaak mee te maken, en bouwen alles op. Na een jaar hebben we alles op orde."

De hulpvaardigheid van Amiko gaat ver, maar is niet zo rekbaar als elastiek. Klanten moeten wel meewerken. En gelukkig doet het merendeel dat ook; het is geen dagelijks terugkerend patroon dat Amiko ondernemers moet bijstaan die hun administratie in een nauwelijks te ontwarren knoop hebben gelegd.

Meer dan goede bekenden

Amiko is niet alleen het bedrijf van Rob Takken. Mede-eigenaars zijn Pascal Hommes en Johnny Rebel. Het waren al meer dan goede bekenden van elkaar. Pascal: "Met Rob voetbalde ik in de zaal en Johnny kende ik als buurman. Ik was in 2008 klaar met mijn MEAO en zocht een stageplek. Ik heb Rob benaderd en voerde met hem een leuk, informatief gesprek. Ik wilde blijven en dat mocht."

Later voegde zich Johnny bij het tweetal. Ook hier was het gevoel wederzijds goed. En nu vormt hij met Rob en Pascal een stevige driepoot, waarop Amiko rust. Maar kan dat wel, drie goede bekenden die de dienst uitmaken? Er zijn gevallen waarin het ernstig misloopt, met verbroken privébanden als gevolg. Maar zo is het bij Amiko niet. "We kennen elkaar heel goed en van onenigheid is geen sprake", aldus Johnny. "Rob was eerst onze baas, nu zijn we gelijkwaardig. Natuurlijk verschillen we weleens van mening, maar we komen er altijd uit. Als je vooraf duidelijk, open en eerlijk bent, ontstaan er geen problemen. We hebben veel vertrouwen in elkaar."

Innovatief Yuki-systeem

Amiko bestaat 26 jaar, kent weinig verloop in het personeelsbestand en weet zich verzekerd van een trouw klantenbestand. De klanten waarderen niet alleen het persoonlijke contact dat Amiko nastreeft, maar ook de gewoonte om extra service soms voor eigen rekening te nemen. Dit in tegenstelling tot sommige collega-kantoren, die qua urenregistratie soms zo flexibel zijn als een terrastegel. Ook loopt Amiko voorop als het om automatisering gaat. Boekhouden via internet kon daar al, maar de drie heren zijn onlangs overgestapt op het innovatieve Yuki-systeem. Klanten hoeven hun rekeningen en andere documenten alleen maar te scannen en digitaal aan te leveren en dan wordt het allemaal vanzelf verwerkt. Beide partijen plukken daar de vruchten van. Voor Amiko werkt het prettiger, en het kan zich nu meer richten op advisering; klanten hebben nauwelijks nog omkijken naar hun administratie en hoeven ook geen spullen meer langs te brengen. Gemak dient de mens. Maar voor een enkele klant zal het toch behoorlijk wennen zijn.