Webinar RPA: dit zijn de vijf key take-aways

Als financieel professional krijg je steeds meer te maken met digitalisering. Een voorbeeld daarvan is Robotic Process Automation (RPA). Dit is een snelgroeiende technologie om handmatige taken te laten uitvoeren door softwarerobots. Welke kansen biedt RPA voor financiële organisaties en wat moet je kunnen om ermee aan de slag te gaan? Daarover ging ons webinar op 14 juni. Heb je het gemist? Dan kun je het webinar terugkijken op onze site. Hieronder delen we de key take-aways.
 

1. Weet welke processen geschikt zijn voor RPA

Om te bepalen of een proces geschikt is voor RPA, moet je naar twee factoren kijken. Allereerst is het belangrijk dat het proces goed te robotiseren is. Repetitieve processen waarbij je met structurele data te maken hebt zijn hier zeer geschikt voor. Denk bijvoorbeeld aan taken met veel klikwerk en weinig denkwerk. Dat kan een robot heel goed overnemen.

Aan de andere kant moet je ook kijken naar wat het inzetten van RPA je oplevert. Hoeveel bespaar je ermee? Hoeveel minder fouten maak je? Of: hoeveel leuker maak je het werk van medewerkers? Als een proces eenvoudig te robotiseren is en dit je ook nog veel oplevert, loont het zeker om hier RPA voor in te zetten.
 

2. RPA is een kans, geen bedreiging

RPA wordt onterecht nog vaak als bedreiging gezien, omdat mensen bang zijn dat robots hun werk volledig over kunnen nemen. Maar robots kunnen de mens nooit vervangen. Dingen als ‘soms’ of ‘misschien’ begrijpt een robot niet. Daarvoor zijn echt mensen nodig. Bij RPA gaat het juist om de samenwerking tussen mensen en robots, die mooie kansen biedt voor financieel professionals. Doordat robots repetitieve taken overnemen blijft er voor medewerkers meer ruimte over om leukere werkzaamheden uit te voeren en gaat de werkdruk omlaag. En omdat de processen bij RPA ook nog uitgebreid worden gedocumenteerd komt het veel minder voor dat kennis bij maar één medewerker ligt. Kennis over alle details en uitzonderingen van het proces is zo beschikbaar voor iedereen in de organisatie. RPA biedt dus niet alleen ruimte voor meer waardetoevoegende taken, maar ook voor een efficiëntere manier van werken.
 

3. Je hoeft als financial geen IT-expert te zijn om met RPA aan de slag te kunnen

Wat zo kenmerkend is aan RPA is de laagdrempeligheid. Er komt nauwelijks programmeertaal aan te pas. Als financial hoef je dan ook niet te kunnen programmeren om ermee aan de slag te kunnen. Wat je wel moet kunnen is logisch nadenken over de stappen die een robot moet doorlopen in het proces. Je kunt dit vergelijken met een piloot: het is belangrijk hoe die een vliegtuig bedient, maar hij hoeft niet te weten hoe je een vliegtuig bouwt. Op diezelfde manier hoef je ook niet precies te weten wat de code achter RPA is, maar wel hoe je het kunt inzetten binnen de processen in je organisatie. Daarbij is het belangrijk dat je niet bang bent voor de technologie en jezelf de tijd gunt om het te leren.
 

4. Blijf eigenaar van het proces

Zie je kansen voor RPA binnen een taak of proces waar jij voor verantwoordelijk bent? Dan kijk je samen met een RPA-expert naar hoe geschikt de taak of het proces is voor RPA (zie key take-away 1). Hierna volgt er een analysefase waarin je samen met de RPA-expert alle stappen van het proces onder de loep neemt. Hierna volgt de productiefase, van bouwen tot testen en reviewen. Werkt alles goed? Dan kan de robot live.

Zorg dat jij ook na de livegang van de robot proceseigenaar blijft. Dat het proces nu is gerobotiseerd betekent niet dat IT het nu in beheer neemt. Jij bent en blijft immers de inhoudelijk expert. Samen met je collega’s kun je het beste signaleren wanneer er iets mis is of wanneer er juist mogelijkheden zijn voor verdere doorontwikkelingen.
 

5. Ieder bedrijf doet er verstandig aan zich in RPA te verdiepen

Uit een poll onder de kijkers van het webinar bleek dat 64% van de organisaties op dit moment nog geen gebruikmaakt van RPA. 32% is helemaal niet bezig met de mogelijkheden van robotisering en geeft aan ‘gewoon met mensen te werken’. Toch is het voor elke organisatie, groot of klein, interessant om zich in de mogelijkheden van RPA te verdiepen. Het is niet zo dat er één RPA-oplossing is die passend is voor alle bedrijven, maar er is wel voor elk bedrijf een RPA-oplossing mogelijk. Het is zelfs mogelijk om tijdelijk een robot in dienst te nemen wanneer je organisatie niet de middelen heeft om een eigen RPA-infrastructuur op te zetten.

Tip: Ga je aan de slag met RPA en wil je hiervoor de acceptatie binnen je organisatie vergroten? Geef de robot dan een naam. Dat maakt het persoonlijker, waardoor de robot echt een collega wordt.
 

Meer weten over RPA?

Kijk op je gemak het hele webinar nog een keer terug of lees het artikel van onze docent John Smits over dit onderwerp. Zelf aan de slag met RPA? Dan is de Training Robotic Process Automation (RPA) misschien iets voor jou.