RPA in de praktijk bij NCOI Groep

Robots zijn al lang niet meer iets van de toekomst. Ze maken in steeds meer organisaties hun intrede om processen efficiënter in te richten. Zo ook bij NCOI Groep. Daar begonnen ze in maart 2019 met Robotic Process Automation (RPA), een snelgroeiende technologie om handmatige taken uit te voeren. Inmiddels heeft NCOI Groep 100 robots in gebruik. Benieuwd wat deze robots precies doen en hoe jij zelf RPA efficiënt kunt inzetten binnen je organisatie? Rianne Top (Product Owner RPA) en Sander Glas (Manager Finance Operations) van NCOI Groep vertellen je er alles over.
 

Ondersteuning bij terugkerend werk

Rianne: “Dat we op dit moment 100 robots hebben draaien, is een mijlpaal waar ik heel trots op ben. Met deze robots kunnen we verschillende afdelingen ondersteunen. Zo helpen ze de afdeling Studiebegeleiding met het mailen van studenten en het examenbureau bij het verwerken van cijfers. En ook binnen finance hebben de robots veel toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan het afletteren.”

Sander: “Binnen de afdeling Finance operations is RPA heel goed ontvangen. De mensen op deze afdeling zijn best druk met hun dagelijkse werk. Een deel van dit werk is eenvoudig, standaard terugkerend werk waar de medewerkers niet veel plezier aan beleven. Juist deze werkzaamheden kunnen heel goed door robots worden overgenomen. Zo houden de medewerkers meer tijd over voor waardetoevoegende activiteiten waar ze zich ook meer in kunnen ontwikkelen. Daarnaast is er binnen onze afdeling de vraag om steeds efficiënter te gaan werken, met meer werk tegen lagere kosten. Robots helpen ons daarbij door werk wat automatiseerbaar is tegen vrij lage kosten uit te voeren. Omdat deze robots vrij snel te ontwikkelen en te implementeren zijn, profiteer je ook heel snel van de voordelen. Ik ben er dan ook van overtuigd dat we hier in de toekomst nog meer gebruik van gaan maken.”
 

Snelle oplossing

Rianne: “Het toffe van RPA is dat je heel snel een oplossing neer kunt zetten. In de coronatijd heeft dat ons enorm geholpen toen we al onze lessen ineens virtueel moesten organiseren. Daar kwam heel wat administratief werk bij kijken. RPA maakte het mogelijk om daar al binnen een paar weken een robot voor in te zetten.

Sander: “In die periode hebben we op de afdeling Facturatie heel veel aan de mogelijkheden van RPA gehad, bijvoorbeeld voor het indienen van creditfacturen. Doordat de klassikale lessen niet door konden gaan, hebben we heel veel lunches en arrangementen moeten crediteren. Met behulp van een robot was het mogelijk om tienduizenden creditfacturen aan te maken en te versturen naar de klanten. Dat heeft ons heel veel tijd bespaard.”
 

Automatiseringsproces

Sander: “De eerste stap in het proces om een robot in te richten is om te bedenken wat de stappen in het proces zijn die je door een robot zou willen laten uitvoeren. Vervolgens bespreek je dit met een deskundige op het gebied van robotisering en toets je of het proces robotiseerbaar is. Wanneer het gaat om eenvoudige logica en je de data in een gestructureerde bron beschikbaar hebt, dan is dit vrij eenvoudig te implementeren. Is de data niet gestructureerd? Dan kun je juist een robot inzetten om je daarbij te helpen.”

Rianne: “Wanneer wij een aanvraag voor een robot ontvangen, maken we daar een businesscase voor. Daarin kijken we naar of de robot wel genoeg oplevert om eraan te beginnen. Is dat het geval? Dan begint de analysefase. Dan ga ik naast iemand van de business zitten en vraag hoe zijn of haar proces verloopt. Op basis van die informatie gaan we bouwen, testen en reviewen. Als we een ‘go’ hebben van de business en zij de robot hebben getest en gezien dat alles goed is, dan gaan we live. Daarbij blijft de aanvrager altijd de eigenaar van het proces. Wanneer er iets wijzigt binnen het proces, weten zij dat immers het best.”
 

Programmeerkennis niet vereist

Sander: “Als financial hoef je niet te kunnen programmeren om robots in te zetten. Al is het wel handig om logisch te kunnen nadenken en dat te vertalen over welke stappen er nodig zijn voor de robot. Als je dat helder kunt uitleggen, kun je de rest overlaten aan de programmeur.”
 

Meer weten over RPA?

In ons webinar ‘RPA in de praktijk’ sprak onze host Belinda Kerkhove met Nikie van Duurling en Youssef Essaghir van Deloitte over hoe zij hun klanten helpen RPA succesvol te implementeren in hun bedrijfsprocessen. Ook schoof Max Boensma van Stichting Havensteder aan. Hij vertelde welke voordelen het toepassen van RPA Stichting Havensteder en haar medewerkers biedt. Heb je het webinar gemist? Kijk het dan nu gratis terug.