Effectieve procesoptimalisatie met RPA en process mining
RPA (Robotic Process Automation) is een snelgroeiende technologie om handmatige taken te laten uitvoeren door software robots (‘virtuele medewerkers’). Dat is vooral waardevol voor de zakelijke en financiële dienstverlening, vanwege het overwegend routinematige en repeterende karakter van de processen. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van de vele stappen die nodig zijn om een verkoopfactuur op te stellen en te versturen aan de klant. RPA haalt hierbij ‘de robot uit de mens’. Niet zozeer om banen te laten verdwijnen, als wel om tijd vrij te maken voor waardetoevoegende taken.
Routinematige en repetitieve taken
Met RPA-software simuleer je de muis- en toetsenbordhandelingen van medewerkers binnen bestaande applicaties en systemen. Zo kunnen repetitieve en op standaard regels gebaseerde taken worden overgenomen. Denk hierbij aan het kopiëren en plakken van data, gegevensverzameling, consolidatie en gegevensinvoer van de ene applicatie naar de andere. Maar ook het uitlezen van webpagina’s en het uitvoeren van controles. Dat scheelt niet alleen tijd, maar draagt ook bij aan het verminderen van fouten, verlagen van risico’s en het behalen van meer werkplezier. Ook is een virtuele medewerker nooit ziek of op vakantie en kan hij/zij dag en nacht werken. Dat zal zeker de efficiëntie verhogen.
Gebruiksvriendelijk
Kenmerkend aan RPA is de gebruiksvriendelijkheid van de software, waarmee je vaak al in enkele dagen een werkend robotscript hebt. Een ander voordeel in vergelijking met andere innovaties, zoals blockchain, is dat er geen aanpassingen nodig zijn in bestaande ICT-systemen. Het werkt op alle applicaties en in alle systemen: van AFAS tot Exact en van Excel tot Outlook.
Klassieke procesanalyse en -optimalisatie vs. process mining
Wel is een goede procesanalyse nodig om vast te stellen welke taken wél en welke niet kunnen worden ‘gerobotiseerd’. Deze procesanalyse kan worden uitgevoerd op een klassieke manier, maar ook op een modernere manier middels process mining op basis van procesdata.
Klassieke aanpak
De klassieke aanpak lijkt eenvoudig. Eerst bepaal je welke processen belangrijk zijn. Vervolgens ga je deze processen optimaliseren door de knelpunten op te lossen. Al jaren worden interviews afgenomen met de bedenkers van het proces of met de werknemers die direct met het proces te maken hebben. Op basis van deze interviews en procesdocumentatie worden de processen herontworpen. Het nadeel is dat ingesleten verkeerde patronen, menselijke fouten en subjectiviteit in stand worden gehouden. Dit kan ook anders.
Process mining
Bij het herontwerpen van processen heb je deskundigen nodig die gebruik maken van inzichten uit process mining. Dit betekent dat zij enerzijds naar de potentiële besparing kijken (tijdsbesparing, maar ook overige voordelen), en anderzijds naar de complexiteit van de taak (aantal uitzonderingen, gestructureerde input, et cetera). Daardoor kunnen ze versneld processen herontwerpen. Op basis van procesdata is het via process mining mogelijk om de belangrijkste processen te identificeren. Door algoritmen die zijn opgenomen in processminingsoftware toe te passen op procesdata, kan precies worden vastgesteld welke impact het proces heeft op de organisatie. Dit vereenvoudigt het (her)ontwerpen van processen.
Met process mining kun je vanuit data de reden van procesvariaties en procesafwijkingen analyseren en in beeld brengen. Zo kunnen bepaalde procesonderdelen opnieuw ontworpen worden. Process mining is ook geschikt als procesbewaker, doordat op basis van procesdata performance gemeten kan worden en de oorzaken van onregelmatigheden of knelpunten kunnen worden opgespoord.
RPA en process mining vullen elkaar goed aan en vormen in potentie een relevante combinatie om processen te optimaliseren.
John Smits
Docent IT voor Financials bij Markus Verbeek Praehep
Meer weten over RPA en process mining?
