Een goede 14-dagenbrief opstellen, hoe doet u dat?

Sinds 1 juli 2012 zijn ondernemers in het kader van de Wet Incassokosten (WIK) verplicht een 14-dagenbrief (WIK-brief) te sturen naar hun klant, wanneer deze heeft verzuimd de factuur binnen de afgesproken betalingstermijn te betalen. Met deze brief heeft de klant nog een laatste kans om binnen 14 dagen te betalen zonder bijkomende kosten. Het doel van deze wetgeving was om een simpele en transparante regeling te creëren voor de (verschuldigdheid van) buitengerechtelijke kosten. In de praktijk blijkt er echter verwarring rondom de termijn te zijn en dan met name over de vraag vanaf welke dag deze 14 dagen beginnen te tellen.

 
14 + 2
De 14-dagentermijn gaat volgens de wet in op de dag na aanmaning. Rechters hebben hun hoofd gebogen over de uitleg van het begrip ‘de dag na aanmaning’. In het algemeen wordt nu aangenomen dat de dag van ontvangst van de aanmaning bepalend is. Dat betekent twee dingen:
De datum van de brief is de dag van verzending, de dag erop is (doorgaans) de dag van ontvangst. Dit betekent dat de 14-dagentermijn begint te tellen op de 2e dag na dagtekening van de aanmaning.
In de brief moet daarom niet staan dat er betaald moet worden ‘binnen 14 dagen na vandaag’, ‘binnen 14 dagen na heden’ of ‘binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief’.  

De juiste formulering
Saskia van de Schoot van Janssen & Janssen Incasso & Gerechtsdeurwaarders geeft het volgende advies aan ondernemers die niet goed weten hoe ze deze 14-dagentermijn het beste kunnen formuleren: geef uw klant in uw WIK-brief de gelegenheid het factuurbedrag te betalen ‘binnen 14 dagen aanvangende de dag na deze aanmaning’ of ‘binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief’. De brief waarin u daadwerkelijk kosten vordert, dateert u niet eerder dan op dag 17. Een voorbeeld: als u op 1 oktober de 14-dagenbrief stuurt, dan is 2 oktober de dag van ontvangst. De periode van 3 tot en met 16 oktober is de 14-dagentermijn. Op 17 oktober kunt u de buitengerechtelijke kosten vorderen. 
 
Tips voor een goede brief
Maar weten welke termijn er gehanteerd moet worden, is niet voldoende voor een goede 14-dagenbrief. Veel ondernemers blijken met het opstellen hiervan te worstelen.
10 tips van Saskia:

1. Wijs de klant erop dat hij niet tijdig heeft betaald en dus in verzuim is. Let op: u bent hiertoe verplicht!
2. Vermeld expliciet wat de bijkomende kosten zijn en benoem het bedrag exact. Wanneer u een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelt, worden deze kosten verhoogd met 21 procent btw, als u zelf niet btw-plichtig bent.
3. Bereken de incassokosten over de ‘kale’ hoofdsom. Houd dus geen rekening met eventuele rente.
4. Vermeld ook wat de gevolgen zijn wanneer er na de brief niet wordt betaald en vorder rente. Bijvoorbeeld: ‘Indien betaling uitblijft, zullen de hiervoor vermelde incassokosten (btw) en vertragingsrente te allen tijde bij u in rekening worden gebracht’. Optioneel kunt u ook al vermelden dat u een incassobureau of gerechtsdeurwaarder met de inning zult belasten.
5. Vermeld het juiste rekeningnummer en vermeld een betalingskenmerk dat uw klant kan gebruiken.
6. Geef aan dat uw klant ‘binnen 14 dagen aanvangende de dag na deze aanmaning’ of ‘binnen 14 dagen na de ontvangst van deze brief’ voor de betaling dient te zorgen, wat inhoudt dat de betaling binnen die termijn op uw rekening moet zijn bijgeschreven.
7. Vermeld een aanspreekpunt en telefoonnummer waar de klant terechtkan met vragen en geef aan dat, indien uw klant het niet eens is met de vordering, hij binnen deze termijn van 14 dagen een gemotiveerd verweer kan indienen.
8. Benadruk in de laatste alinea nogmaals dat het de laatste sommatie zonder bijkomende kosten betreft.
9. Zorg voor een daadkrachtige opvolging op de 17e dag – te rekenen vanaf de datum van uw WIK-brief – door een sommatie te sturen voor de hoofdsom, rente, buitengerechtelijke kosten en eventueel de btw over deze kosten.
10. Op maandag wordt in Nederland geen post bezorgd. Houd hier rekening mee als u de 14-dagentermijn uitrekent. Dit geldt natuurlijk ook voor zon- en feestdagen.