Een goede 14-dagenbrief opstellen, hoe doe je dat?

Als ondernemer komt er een hoop op je af, van administratieve taken tot wet- en regelgeving. Sinds 1 juli 2012 geldt er in het kader van de Wet Incassokosten (WIK) verplicht een 14-dagenbrief (WIK-brief) wanneer jouw klant de factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn heeft betaald. Maar wat houdt het precies in? In deze blog ontdek je hoe je in 10 stappen een goede 14-dagenbrief opstelt. 
 

Wat is een 14-dagenbrief? 

Ben jij ondernemer en heeft de klant niet aan de betalingstermijn van jouw factuur voldaan? Dan verstuur je een 14-dagenbrief (veertiendagenbrief). In deze formele brief maak je kenbaar dat de klant nog één kans heeft om de factuur te betalen, binnen veertien dagen, zonder bijkomende kosten. Deze dagtekening is wettelijk verplicht en vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK). Het doel is om een simpele en transparante regeling te creëren om de consumenten te beschermen tegen onverwachte extra kosten. 
 

14-dagenbrief ook écht veertien dagen? 

De 14-dagentermijn gaat volgens de wet in op de dag na aanmaning, ook wel betalingsherinnering genoemd. 'De dag na aanmaning' betekent: de datum van de brief is de dag van verzending, de dag erop is (doorgaans) de dag van ontvangst. Dit betekent dat de 14-dagentermijn begint te tellen op de 2e dag na dagtekening van de aanmaning. In werkelijkheid komt de termijn op de dag van verzending dus neer op 14 + 2, sommigen noemen het daarom ook wel de 16-dagenbrief.  

Voorbeeld: Wanneer je op 1 oktober de 14-dagenbrief stuurt, dan is 2 oktober de dag van ontvangst. De periode van 3 tot en met 16 oktober is de 14-dagentermijn. Op 17 oktober kun je de buitengerechtelijke kosten vorderen. 
 

10 tips voor een goede 14-dagenbrief 

Veel ondernemers worstelen met het opstellen van deze 14-dagenbrief. Weten welke termijn je moet hanteren is niet voldoende. Saskia van de Schoot, expert op het gebied van incasso, geeft je 10 tips voor het opstellen van een correcte 14-dagenbrief: 

• Wijs de klant erop dat hij niet tijdig heeft betaald en dus in verzuim is. Let op: je bent hiertoe verplicht! 
• Vermeld expliciet wat de bijkomende kosten zijn en benoem het bedrag exact. Wanneer je een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelt, worden deze kosten verhoogd met 21 procent btw, als je zelf niet btw-plichtig bent. 
• Bereken de incassokosten over de ‘kale’ hoofdsom. Houd dus geen rekening met eventuele rente. 
• Vermeld ook wat de gevolgen zijn wanneer er na de brief niet wordt betaald en vorder rente. Bijvoorbeeld: ‘Indien betaling uitblijft, zullen de hiervoor vermelde incassokosten (btw) en vertragingsrente te allen tijde bij u in rekening worden gebracht.’ Optioneel kun je ook al vermelden dat je een incassobureau of gerechtsdeurwaarder met de inning zult belasten. 
• Vermeld het juiste rekeningnummer en vermeld een betalingskenmerk dat je klant kan gebruiken. 
• Geef aan dat je klant ‘binnen 14 dagen aanvangende de dag na deze aanmaning’ of ‘binnen 14 dagen na de ontvangst van deze brief’ voor de betaling dient te zorgen, wat inhoudt dat de betaling binnen die termijn op jouw rekening moet zijn bijgeschreven. 
• Vermeld een aanspreekpunt en telefoonnummer waar de klant terecht kan met vragen en geef aan dat, indien de klant het niet eens is met de vordering, hij binnen deze termijn van 14 dagen een gemotiveerd verweer kan indienen. 
• Benadruk in de laatste alinea nogmaals dat het de laatste sommatie zonder bijkomende kosten betreft. 
• Zorg voor een daadkrachtige opvolging op de 17e dag – te rekenen vanaf de datum van jouw WIK-brief – door een sommatie te sturen voor de hoofdsom, rente, buitengerechtelijke kosten en eventueel de btw over deze kosten. 
• Op zondag en maandag wordt in Nederland geen post bezorgd. Houd hier rekening mee als je de 14-dagentermijn uitrekent. Dit geldt natuurlijk ook voor zon- en feestdagen. 

Een waterdichte bedrijfsadministratie met de opleidingen van Markus Verbeek Praehep 

Door de stappen en tips in deze blog te volgen, zorg je ervoor dat je aan de wettelijke eisen voldoet en de kans vergroot dat je klant alsnog betaalt. Wil je verder werken aan jouw administratieve vaardigheden? Overweeg dan een opleiding bedrijfsadministratie en financial control bij Markus Verbeek Praehep. Zo sta je sterker in je schoenen als ondernemer.  

Meer weten? Neem contact op met onze studieadviseurs en bekijk alle opleidingen.